Factureren. Iedere ondernemer heeft ermee te maken, als verzender en als ontvanger. Facturen zijn unieke documenten, die elk afzonderlijk herkenbaar en verifieerbaar moeten zijn. Facturen moeten aan allerlei eisen voldoen.
Risico onjuiste inkoopfactuur
Voor een ondernemer met recht op aftrek van voorbelasting geeft een inkoopfactuur recht op teruggaaf van voorbelasting. Een onjuiste inkoopfactuur geeft dat recht niet en heeft voor de BTW in principe geen waarde. Voldoet een inkoopfactuur niet aan de wettelijke eisen, dan vervalt het recht op aftrek van de op deze factuur in rekening gebrachte BTW.
Controleer daarom de inkomende facturen goed en betaal alleen correct opgestelde facturen. De verzender van een incorrecte factuur zal gemelde fouten snel willen herstellen, omdat deze het gefactureerde bedrag zo spoedig mogelijk zal willen ontvangen.
Voor de goede orde: de aftrek van BTW is toegestaan voor een inkoopfactuur die slechts een licht gebrek heeft. Een licht gebrek is een abusievelijk gemaakte fout die niet van invloed is op de beoordeling of de op de inkoopfactuur vermelde BTW aftrekbaar is als voorbelasting, zoals bijvoorbeeld een typefout in de naam of het adres.
Risico onjuiste verkoopfactuur
Een verkoopfactuur moet voldoen aan allerlei eisen. Voorbeelden zijn:
- Vermelding van de volledige naam en volledig adres van de ondernemer en de afnemer;
- Vermelding van de datum waarop de prestatie heeft plaatsgevonden of is voltooid;
Aanvullende, bijzondere factuureisen zijn aan de orde als er een BTW-vrijstelling van toepassing is, als de verleggingsregeling van toepassing is (nationaal of internationaal), bij het zogenoemde ‘selfbilling’ en bij internationale transacties.
Op het uitreiken van en onjuiste verkoopfactuur staat een boete van (maximaal) € 5.278. Deze boete geldt per onjuist uitgereikte factuur.
Advies
Zorg ervoor dat uw administratie op orde is. Dat geldt zowel voor uw uitgaande facturen als voor de inkomende facturen.
Controleer de inhoud van de facturen op de factuurvereisten.
Overweeg desnoods het invoeren van een vast stramien voor inkomende en uitgaande facturen, met bijvoorbeeld controlepunten en een akkordering.
Twijfelt u aan de juistheid van uw uitgaande of inkomende facturen of wilt u de BTW-administratie eens laten doorlichten? Neem dan contact met ons op.
